Sistem Informasi Manajemen Nasional

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Secara teknis beberapa kelemahan yang masih dihadapi oleh sebagian organisasi pemerintah daerah ialah :

a.  Belum adanya dokumentasi mengenai bagan arus ringkasan (sum­maryflow chart) yang memperlihatkan aliran/arus data sejak data mentah sampai dengan informasi tercetak. Persoalan ini kelihatannya sederhana, tetapi terkadang bisa menyulitkan pihak manajer dalarn mengawasi arus informasi yang terdapat dalam organisasi yang dipimpinnya.

b. Lemahnya Data Management Systems. Ini terbukti dari belurn ada­nya standar operasi yang baku, munculnya ekses overflow report­ing, redundancy yang tidak efisien dan sebagainya.

c . Prosedur untuk melihat data secara insidental masih terlalu lama. ini barangkali disebabkan karena banyak Kantor PDE yang tidak meng­gunakan sistem database relasional yang lebih efisien sehingga direct access sulit dilakukan.

d . Tata‑ruang perkantoran masih kurang memadai. Ruang untuk kegiatan‑kegiatan ketatausahaan (tulis‑menulis), operasi komputer, atau penyortiran data masih bercampur‑baur sehingga pekerjaan menjadi kurang sistematis.

e . Untuk perawatan mesin atau perangkat keras, organisasi masih menggantungkan diri kepada pihak pemasok dengan sistem kontrak per tahun. Akibatnya kalau ada kerusakan‑kerusakan teknis, sekalipun sangat sederhana, tidak bisa segera diatasi sendiri oleh para pegawai. Kelemahan seperti ini masih umum dihadapi oleh organisasi‑organisasi pemerintah di daerah.

Pada kedua organisasi objek penelitian, koreksi data merupakan masalah pelik. Untuk pencatatan mutasi pegawai, misalnya, para pegawai masih sering keliru. mema­sukkan nama atau status, menuliskan NIP dua kali, dan sebagainya. Andaikata data yang keliru. itu tetap diolah maka output‑nya pun akan berubah, dan ini justru dapat menyebabkan kekacauan operasional. Dengan demikian masalah‑masalah pemasukan data ini timbul karena:

1.      Kurangnya pengertian dan kesadaran dari pihak konsumen sebagai pengisi data. Persoalan ini cukup vital bagi organisasi‑organisasi pernerintah pada umumnya karena memang belum tertanamnya pola berpikir yang baik mengenai penggunaan komputer. Banyak pengisi data yang tidak sadar bahwa data yang akan dimasukkan ke dalam komputer harus memiliki format dan prosedur yang pasti untuk menghindari kesalahan pengisian data.

2.      Belum meluasnya computerized minded di antara para pemakai data maupun para pengelola data sendiri di dalam organisasi‑organisasi pernerintah. Sebagai contoh, untuk pengolahan data KTP masih banyak orang yang meragukan kernampuan komputer karena setelah adanya komputerisasi proses untuk mendapatkan KTP yang tadinya perlu dua minggu justru bertambah panjang menjadi satu bulan atau lebih. Akibatnya banyak orang yang tidak peTcaya lagi pada komputerisasi. Sesungguhnya kejadian seperti ini bukan karena komputernya yang salah tetapi karena proses pengolahan data atau penerapan komputerisasinya. Banyak komputerisasi KTP yang sekadar 'menggunakan' komputer, tetapi tidak memaksimalkan pema­kaian komputer itu. Data untuk KTP sekadar dimasukkan di kom­puter, dicetak denpff printer, dan selanjutnya dari print‑out tersebut data diketikkan‑fagi ke blanko KT? dengan mesin ketik manual. Kebanyakan proses pencetakan KTP di daerah tidak memanfaatkan database dalam komputer dan mencetak dengan blanko continuous. Proses seperti ini jelas justru merupakan pemborosan dan meng­akibatkan inefisiensi penggunaan sumberdaya organisasi.

3. Lemahnya sistern informasi di dalam organisasi pengolah data keputusan berdasarkan tatanan kewenangan dari pernbuat keputusan pa­da jenjang‑jenjang organisasi kenegaraan. Sebelum membahas tatanan kewenangan dan stratifikasi pengambilan keputusan dalam kerangka manajemen nasional, terlebih dahulu perm dibahas bagaimana cara memandang SIMNAS sebagai sebuah sistern dan arus informasi (information flow) di bidang administrasi pernerintahan pada tingkat nasional maupun regional.

          Sebagai sebuah sistem, SIMNAS pada dasamya dapat dilihat juga dari unsur‑unsur pokok penunjangnya, yaitu input, proses (conversion / throughput) dan output‑nya. Batas‑batas (boundaries) dari SIMNAS tentu saja adalah negara Indonesia yang berakar pada rasa kebangsaan dan keterikatan pada satu tanahair. Sebagai negara yang berdaulat, negara memiliki perangkat administrasi negara yang bertugas menjalankan tertib pernerintahan dan melaksanakan tugas­tugas pernbanguman sesuai cita‑cita seluruh rakyatnya. Keseluruhan perangkat adrr~inistrasi negara inilah yang menjadi penunjang pokok terbentuknya SIMNAS, baik input, proses maupun output‑nya.

A.  Input/Masukan

Sistern Informasi Manajemen Nasional hendaknya mampu me­nyediakan data dan informasi yang menyangkut seluruh aspek kehi­dupan masyarakat Indonesia pada urnumnya. Karena lingkup wilayah Indonesia relatif besar sedangkan aspek‑aspek kehidupan masyarakat yang harus terjangkau oleh sistern informasi itu dernikian luas, penyu­sunan Sistern Informasi Manajemen Nasional di Indonesia memang mengemban tugas yang banyak dan sekaligus berat. Menurut ketentu­an, aspek‑aspek kehidupan nasional yang harus tersaji di dalam Sistem Informasi Manajemen Nasional tercakup dalam konsep ASTAGATRA. Data maupun informasi yang terdapat di dalam konsep ASTAGATRA adalah sebagai berikut :

1.      Kependudukan, misalnya menyangkut pertumbuhan, persebaran dan kualitas maupun struktur umur penduduk.

2.      Sumber daya alam, meliputi jenis‑jenis sumber daya alarn potensial, jumlah, distribusi, dan situasi terakhir di lokasi‑lokasi sumber daya alam tersebut.

3. Geografis, antara lain menyangkut pernetaan, tata guna tanah, dan potensi lahan‑lahan kosong yang belum dimanfaatkan secara optimal.

4.      Ideologi dan politik, pada urnumnya terkait dengan data dan informasi tentang kependudukan, karakter penduduk dan kondisi sosial kemasyarakatan.

5.      Ekonomi, menyangkut sektor‑sektor yang potensial dimanfaatkan untuk meningkatkan taraf hidup dan kesejahteraan masyarakat seperti sektor industri, keuangan, perdagangan, pariwisata, dan lain­lainnya.

6.      Sosial‑budaya, antara lain meliputi data dan informasi mengenai pendidikan, kebudayaan, dan struktur kemasyarakatan.

7.      Pertahanan dan keamanan.

8.      Situasi internasional atau situasi global yang berpengaruh terhadap proses pernbangunan dan situasi masyarakat di Indonesia.

Selanjutnya segenap aparatur negara, harus mampu mene~emah­kan data dan informasi di atas ke dalam kegiatan administrasi peme­rintahan melalui birokrasi yang efektif dan efisien. Menurut Siagian (1984: 53), data dan informasi di bidang pemerintahan itu dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu:

a) Informasi untuk perencanaan

b) Informasi untuk penimusan kebijakan

c) Informasi untuk penentuan program keda

d) Informasi untuk penentuan proyek

e)  Informasi untuk pemanfaatan teknologi.

B. Throughput / Proses

          Proses pengolahan informasi di dalam kerangka SIMNAS dapat dibedakan menjadi dua, yaitu proses sosial‑politis dan proses teknis.

Proses yang bersifat sosial‑politis adalah hasil dari kesepakatan antara kekuatan‑kekuatan sosial‑politik masyarakat dan aparatur pernerintah mengenai hal‑hal yang menyangkut kepentingan masyarakat, bangsa, negara, dan tanah air. Sedangkan proses yang bersifat teknis adalah proses masukan yang berdasarkan pada metodologi penyusunan kebi­jakan dan pengambilan keputusan, terutarna yang dilakukan oleh aparat pernerintah. Jadi proses politik bertujuan untuk menampung dan me­nyalurkan aspirasi atau kepentingan masyarakat, selanjutnya tata politik menerjernahkannya ke dalarn tata administrasi negara dan berikutnya tugas‑tugas pernbangunan dilaksanakan melalui aparatur pemerintahan.

Secara urnum proses pengolahan informasi untuk menunjang keputusan di dalarn SIMNAS mernerlukan perangkat keputusan yang dapat diklasifikasikan dalarn lingkup sebagai berikut:

a.       Nasional, berisi penelaahan kepentingan nasional secara terpadu dan menyeluruh

b.      Departmental, berisi penelaahan dari segi salah satu bidang utarna kehidupan nasional tertentu

c.       Sektoral, berisi penelaahan dari segi salah satu sektor tertentu dalarn suatu bidang utarna

d.      Regional/wilayah, berisi penelaahan dan kepentingan suatu wila­yah/daerah tertentu dalarn lingkungan Negara Republik Indonesia.

Kesemua perangkat keputusan ini berproses melalui serangkaian tahapan yang secara singkat dapat diuraikan sebagai berikut :

a)      Proses pengenalan aspirasi rakyat, seleksi kepernimpinan atau identifikasi tujuan dari warga negara (citizen) atau warga pernilih (consti­tuency).

b)      Proses pengambilan keputusan berkewenangan. Ini dapat diperoleh dazi telaah strategis melalui penyusunan rumusan‑rumusan kebijakan yang telah ada seperti Repelita, GBHN, penyusunan APBN, dan sebagainya.

c)      Proses pengendalian yang mernerlukan infonnasi lengkap hasil pe­rencanaan, keadaan lingkungan dan perubahan‑perubahan yang teiah terjadi.

d)     Proses penilaian, mernerlukan informasi perencanaan, pelaksanaan dan pernantauan dampak dari pelaksanaan kebi akan tertentu.

c.   Output/Keluaran

Bentuk keluaran yang pokok dari SIMNAS adalah kebijakan­kebijakan atau keputusan yang terkait dengan tugas‑tugas rutin maupun tugas pembangunan dari aparatur administrasi pemerintahan. Sesuai dengan rumusan teoretis kebijakan‑kebijakan itu dapat dilihat tingkatan­tingkatannya, yaitu:

a)  Kebijakan Strategis, biasanya dibuat untuk jangka panjang (10‑20 tahun) atau jangka menengah (3‑5 tahun). Kebijakan strategis inilah yang merupakan keluaran dari manajemen tingkat puncak. Dalam kerangka SIMNAS, kebijakan strategis ini ditetapkan oleh MPR dan mandatarisnya yaitu Presiden.

b) Kebijakan Manajerial, meliputi kebijakan tingkat umum dan kebi­jakan khusus. Dilaksanakan oleh Presiden clan para Menteri Negara. c) Kebijakan Teknis Operasional, meliputi tingkat kebijakan teknis, ke­wilayahan dan tatalaksana operasional. Masing‑masing dapat dilaku­kan oleh para Direktur Jenderal, Gubemur, Bupati , dan sebagainya.

    

          Kembali ke pembahasan utama, sistem manajemen atau tatalaksana pemerintahan berclasarkan Tatanan Pengambilan Keputusan Ber­kewenangan mensyaratkan bahwa pengambilan keputusan dilakukan dengan otorisasi yang berjenjang. Ini digariskan dengan pertimbangan

bahwa keputusan‑keputusan yang menyangkut kepentingan public sangatlah vital clan dapat mengandung konsekuensi‑konsekuensi strategis bagi kelangsungan hidup bangsa dan negara. Pertanggung­ jawaban terhadap pengambilan keputusan publik pada tataran puncak

berlangsung diantara lembaga‑lembaga tinggi (DPR, Bepeka, Presiden, DPA, MA) clan lembaga tertinggi negara (MPR). Pembahasan tentang sistem pertanggungjawaban politis dalam tataran puncak ini sudah berada di luar lingkup topik buku ini sehingga tidak akan dibahas lebih lanjut. Kemudian pada tataran yang lebih rendah sistem pemerintahan presidensial menetapkan bahwa para menteri langsung bertanggungjawab kepada presiden. Menteri yang membawahi departemen‑departemen yang bertugas melaksanakan tugas pernbangunan pada sektor ter­tentu diperlengkapi dengan satuan‑satuan administratif Sesuai dengan prinsip‑prinsip administrasi secara urnum, di dalarn sistem administrasi negara Indonesia tugas‑tugas manajemen pernerintahan dalarn pelak­sanaannya terdiri dari unsur‑unsur pimpinan, unsur pernbantu atau penunjang, unsur pelaksana, dan unsur pengawasan. Unsur pimpinan adalah Menteri, unsur pernbantu adalah Sekretariat Jenderal, unsure pelaksana adalah Direktorat Jenderal, dan unsur pengawasan adalah Inspektorat Jenderal. Jenj ang pengambilan keputusan di bawahnya juga.